Dónde y cómo presentar un documento dirigido a la Administración

Tienes un escrito que debes presentar ante la Administración, se te acerca el fin del plazo (o estás ya en el último día del mismo), y no puedes acercarte ante el propio Ayuntamiento, Conselleria o el órgano al que te diriges. ¿Dónde y cómo puedes presentar ese documento?

Vamos a comentar sobre ello en el post/entrada de esta semana en "viernes jurídico":

Viernes Jurídico (II): Registros de entrada, cómo y dónde presentar documentos a la Administración

Para facilitar la presentación de documentos, se creó el sistema de "Ventanilla Única", regulado en el artículo 38.4 de la LRJ-PAC (la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común):

4. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones públicas podrán presentarse:

a) En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

b) En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, a la de cualquier Administración de las Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares, a los Ayuntamientos de los Municipios a que se refiere el artículo 121 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, o a la del resto de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.

c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

d) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

(Última versión del artículo, que ha sufrido varias modificaciones)

En este post vamos a fijarnos en lo que significa esta normativa: dónde y cómo presentar los documentos, parándonos en el Convenio Marco de los Ayuntamientos (y su situación en la Comunitat Valenciana), quién y cómo puede compulsar, el procedimiento para presentarlo a través de Correos, o una pequeña reseña sobre las consecuencias de presentarlo en uno u otro.

Los Registros de Entrada son una casa con muchas puertas de entrada, pero cada una de ellas puede tener sus especificades, y si nos equivocamos al entrar... adiós al recurso, a la solicitud, o a que entre dentro de plazo.

A) Dónde presentar documentos

La LRJ-PAC hace referencia a "solicitudes, escritos y comunicaciones" para abarcar cualquier tipo de documento, tanto sobre su contenido (solicitud, recurso, petición, queja, denuncia, etc.) como sobre su forma (papel escrito o electrónico).

El órgano al que se dirige puede ser el de cualquier Administración Pública, y podrán presentarse en:

- Registros del órgano al que se dirijan

- Registros de las Administraciones Públicas (AAPP) "mayores"

- Registros de Entidades Locales suscritos al Convenio

- Correos

- Cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes (típica cláusula de cierre en cualquier normativa, que abre la puerta, por ejemplo, a diversos registros electrónicos, aunque eso será materia de otro post).

Órganos a los que se dirijan:

El procedimiento administrativo común obliga a los órganos de las AAPP a tener un registro general, pudiendo llevar registros auxiliares en su caso.

Como es obvio, al presentar un documento, la primera opción es hacerlo en el registro del órgano al que te diriges

NOTA: Indicar la dirección del órgano administrativo.

Si presentas los documentos en el órgano al que se dirigen, no será necesario que, al identificar el mismo en el documento (A la Conselleria de ........, Calle .........., CP.......) indiques también su dirección postal.

En cambio, si presentas los documentos en un lugar distinto al del registro del órgano al que se dirigen, sí es recomendable indicar la dirección del mismo. No sólo en Correos (en Correos si no indicas la dirección no admitirán el envío), sino también en cualquier otro Registro).

Registros de las AAPP "mayores":

Por este concepto hemos querido señalar aquellas AAPP en cuyos registros puedes presentar cualquier documento, se dirija a la misma Adminitración donde lo presentas, o a cualquier otra.

La normativa indica cuáles son esas AAPP (¡Ojo! En 2011 hubo una modificación muy significativa al respecto, añadiendo Entes Locales que antes no aparecían):

- Cualquier registro de la Administración General del Estado

(incluye Ministerios, Delegaciones del Gobierno, Seguridad Social, AEAT, etc)

- Cualquier registro de las Administraciones de las Comunidades Autónomas

(incluye no sólo la de la Comunidad donde vives, sino cualquier otra; si te has mudado de Valencia a Cádiz, puedes presentar en la Generalitat o en la Administración andaluza indistintamente)

- Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares

- Ayuntamientos de municipios del artículo 121 de la Ley reguladora de Bases del Régimen Local

(los dos últimos guiones, añadidos en la modificación de 2011)

- Representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero (que tienen a estos efectos la misma consideración que cualquier otro órgano de la AAPP)

Vayamos a comprobar el citado artículo 121 de la LBRL (que en realidad lo que hace es definir los "municipios de gran población"):

Artículo 121 Ámbito de aplicación

1. Las normas previstas en este título serán de aplicación:

a) A los municipios cuya población supere los 250.000 habitantes.

b) A los municipios capitales de provincia cuya población sea superior a los 175.000 habitantes.

c) A los municipios que sean capitales de provincia, capitales autonómicas o sedes de las instituciones autonómicas.

d) Asimismo, a los municipios cuya población supere los 75.000 habitantes, que presenten circunstancias económicas, sociales, históricas o culturales especiales.

En los supuestos previstos en los párrafos c) y d), se exigirá que así lo decidan las Asambleas Legislativas correspondientes a iniciativa de los respectivos ayuntamientos.

Destaquemos que, en caso de que se modificara la LBRL (y en lugar de hacer referencia a los municipios cuya población supere "los 250.000 habitantes" lo dejara en "los 200.000 habitantes", esa modificación surtiría efectos en el artículo 38.4 de la LRJ-PAC, ya que esta Ley indica que también son AAPP "mayores" los municipios de gran población, pero es otra Ley la que define qué debe entenderse por tales.

Oficinas de Correos:

Sirven como registro de entrada, pero siempre que se haga "en la forma que reglamentariamente se establezca", y que vemos con más detalle en un próximo apartado de este mismo post/entrada.

Registros de Entidades Locales suscritas al oportuno convenio:

Lo vemos con más detalle en un próximo apartado de este mismo post/entrada.

AAPP "mayores" en la Comunitat Valenciana:

Siguiendo el recorrido anterior, encontramos que en nuestra Comunidad estos registros en los que presentar documentos a cualquier Administración Pública son los de:

- Cualquiera de la AGE y de la propia GVA

- Diputaciones provinciales de Castellón, Valencia y Alicante

- Municipios de Valencia y Alicante (corresponde tanto a la letra "a" como a la "b" del artículo; Castellón de la Plana entraría en la "c", pero para eso deben dictarlo les Corts -cosa que han hecho, por cierto-)

- Municipios de Elche, Castellón de la Plana, Torrevieja, Torrent, Gandia y Orihuela (los de la letra "c" o "d" donde una Ley de les Corts les ha incluido; como curiosidad, son todos los posibles, es decir, todos los de más de 75.000 habitantes; el próximo en conseguirlo podría ser Benidorm)

Detalle de búsqueda en el DOCV sobre los municipios de gran población

B) Oficinas de Correos como registro de entrada

Correos acaba siendo la "tabla de salvación" para la presentación de documentos si el registro habitual ha cerrado (las Oficinas de las capitales de provincia suelen abrir por la tarde), o si el plazo para presentar se acaba un sábado.

Desgraciadamente, Correos ya no es una Administración Pública y resulta imposible determinar los horarios de apertura de las distintas oficinas.

Lo que sí establece la normativa es esa "forma que reglamentariamente se establezca", que no es otra que el artículo 31 del Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regula la prestación de los servicios postales, en desarrollo de lo establecido en la Ley 24/1998, de 13 de julio, del Servicio Postal Universal y de Liberalización de los Servicios Postales:

Captura del artículo en cuestión

Por tanto, a Correos hemos de ir:

- Sobre abierto

- Original y copia del escrito que queremos presentar ante la Administración

- Original y copia, en su caso, de la documentación que se anexa al escrito

Y la forma de proceder será:

- Se cuña por Correos la primera hoja del original y copia del escrito a presentar; el original se mete dentro del sobre (con identificación de la fecha en que se ha presentado en el cuño), y la copia se nos devuelve (con la misma identificación en el cuño, que nos sirve de acreditación de "entrada" para el cumplimiento de plazos por nuestra parte)

- Si lo deseamos, también se puede cuñar la primera hoja de los documentos que enviamos; pero este cuño no servirá de compulsa de la copia frente al original, sino de acreditación de que el documento en sí ha sido enviado

- Sobre la presentación de originales o su compulsa, recomendamos lo siguiente:

a) Si es una primera solicitud, que luego tendrá posibilidad de subsanación, lleva los originales y su copia a Correos, y que dentro del sobre dirigido a la Administración se introduzcan las copias, que luego se compulsarán en el registro adecuado o en las oficinas del órgano correspondiente

b) Si ya estás en plazo de subsanación, o no quieres apurarlo por si acaso, lleva originales y dos copias, y tras cuñarte la copia (que te la quedas tú), introducen los originales y una de las copias en el sobre dirigido a la Administración; puedes solicitar a la Administración en el mismo oficio que, tras proceder a la compulsa de las copias, te sean devueltos los originales al domicilio que indiques

(NOTA: Nunca hagas esto con el DNI, el DNI original no puede circular por ahí dentro de un sobre)

C) Entidades Locales con Convenio Marco

Además de la AGE, Administraciones de las CCAA, Diputaciones o "municipios mayores", también es posible la presentación de documentos ante la Administración en las Entidades Locales adheridas al Convenio Marco.

¿Qué es eso del Convenio Marco? Es un acuerdo entre Administraciones Públicas para ofrecer esa "ventanilla única" (o como el propio convenio indica, una "red de Oficinas Integradas de Atención al Ciudadano"), que entre otros servicios, prestarán el de servir de registro de entrada al conjunto de las Administraciones Públicas.

En cada Comunidad Autónoma existe un convenio de este tipo, que tendrá mayor o menor implantación en los municipios de dicha Comunidad. Respecto a la nuestra (la Comunitat Valenciana), puedes leer el Convenio Marco según fue publicado en el BOE de 14 de junio de 2007 aquí, o descargártelo en pdf desde aquí.

Las adhesiones, por su parte, deberán aprobarse en la Comisión de Seguimiento de tal convenio y publicarse en el DOCV. La última adhesión que se produjo es la del Ayuntamiento de Pego (publicada en el DOCV de 29 de enero de 2014, como cuadragésima tercera -43- versión de la relación de entidades adheridas), y las anteriores las del Ayuntamiento de Albalat dels Sorells (DOCV de 14/01/2014).

Curiosamente, el Ayuntamiento de Valencia no se adhiere hasta marzo de 2013... cuando es irrelevante tal adhesión, por ser uno de los "municipios mayores" que habíamos comentado.

¿Cómo puedo saber los entes locales que hay adheridos?

Te dejamos una relación de entes adheridos en pdf aquí, bastante actualizada (sólo faltan los de Pego y Albalat dels Sorells, ya comentados).

Y en cualquier caso, puedes buscar en la Guía Prop de la GVA, dentro del menú "Registres", y señalando como búsqueda "registre concertat". Te ponemos un ejemplo:

D) Un par de notas sobre compulsa y entes locales "sin convenio marco".

Para terminar con el post/entrada de este viernes, un par de apuntes breves:

Compulsa:

La propia LRJ-PAC indica claramente cuáles de estos registros, en su artículo 38.5:
5. Para la eficacia de los derechos reconocidos en el artículo 35.c) de esta Ley a los ciudadanos, éstos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones.
Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros a que se refieren los puntos a) y b) del apartado 4 de este artículo, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el original al ciudadano. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original.

Recordemos que los puntos "a" y "b" son cualquiera de los registros de órganos administrativos, excluyendo a Correos, oficinas de España en el extranjero, y la cláusula de cierre.

¿Eso significa que puedo pedir que me compulsen en el Ayuntamiento de Valencia un papel dirigido al Ministerio? Sí, exactamente eso es lo que significa.

Entes Locales no adheridos al Convenio Marco

Los Entes Locales no adheridos al Convenio tienen Registro de Entrada (están obligados a ello por la Ley de procedimiento al ser un órgano administrativo), pero su Registro sólo servirá para presentar documentos dirigidos a ese mismo Ente Local, y no a otra Administración Pública.

En cambio, se pueden presentar escritos dirigidos a ese Ente Local "no adherido" en cualquiera de los Entes sí adheridos, ya que no es una cuestión de reciprocidad, sino del carácter general del registro como "ventanilla única" en algunas Administraciones.

Pongo un ejemplo.

Imaginemos que quiero presentar un recurso de alzada dirigido al Ayuntamiento de Valencia, y otro dirigido al Ayuntamiento de Onda; el de Valencia está en una de las "AAPP mayores", pero el de Onda no está adherido al Convenio; en este caso:

- en Valencia podré presentar los dos escritos, tanto el dirigido al Ayto de Valencia como el dirigido al Ayto de Onda

- en Onda sólo podré presentar el escrito dirigido al Ayto de Onda, pero no el dirigido al Ayto de Valencia, ya que aquél es para el mismo órgano administrativo en el que lo presento, pero no el segundo-

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Y fin de la entrada de hoy...

Si alguna cuestión de las que hemos comentado no se comprende, merece una mayor explicación o detalle, rogamos que nos lo indiques -en los comentarios de este blog o en nuestro correo electrónico <csif.gva@gmail.com>, y estaremos más que encantados de hacer lo posible para satisfacerte.